dicas digitalizar documentos em pdf

Dicas para digitalizar documentos em PDF

A digitalização de documentos é uma ação frequente em muitas empresas e o formato de arquivo de saída mais utilizado é o PDF. Mas como é feita a digitalização de documentos? Tem como digitalizar o documento já em formato PDF?

Neste artigo, vamos esclarecer algumas dúvidas pertinentes à digitalização de documentos e, também, daremos algumas dicas para digitalizar arquivos em PDF corretamente. Confira!

O que é digitalizar um documento

Basicamente, é transformar um documento impresso, em mídia digital, utilizando um scanner profissional.

Digitalizar documentos pode se tornar uma tarefa mais fácil e produtiva com o uso de um scanner profissional, que possibilita, dependendo do modelo do scanner, digitalizar 20, 30, 40 e até mais folhas por minuto.

Com scanners profissionais, é possível digitalizar documentos de diferentes gramaturas, desde folhas A3 e A4 até cartões plásticos. Para livros existem modelos próprios.

Leia: A digitalização intuitiva chegou! Conheça o iX 1500

Vantagens da digitalização de documentos

  • Redução do tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos;
  • Redução de perda de documentos;
  • Compartilhamento das informações contidas nos documentos;
  • Acesso às informações de acordo com as necessidades funcionais de cada colaborador.

Arquivos em PDF por que usá-los?

Antes de tudo, o que é PDF? Em inglês, quer dizer “Portable Document Format” e a sua tradução para o português: “Documento em formato portátil”. Os arquivos em PDF são muito utilizados e as vantagens de salvar um arquivo em PDF são muitas, confira:

Segurança: um dos maiores motivos pelos quais as empresas utilizam o formato PDF é por ser confiável e seguro. A Adobe desenvolveu um sistema de senhas nos arquivos PDF que permite a visualização e a edição apenas com a devida permissão. Embora haja versões gratuitas e pagas, vai do interesse e necessidade da empresa.

A segurança do formato fez com que cada vez mais empresas utilizassem o PDF para encaminhar até boletos eletrônicos, por exemplo.

Os profissionais de Design Gráfico utilizam arquivos PDF para aumentar a segurança entre profissionais e empresas contratantes, principalmente quando enviam peças gráficas isso para evitar a edição desses arquivos e assim garantir a autoria.

Padronização: principalmente para quem usa o PDF de forma profissional, a padronização do formato é uma forma de diminuir as chances de erro. Cada setor de uma empresa atende a um padrão, por exemplo: os designers utilizam o formato PDF/X para impressão de peças gráficas e a engenharia utiliza o PDF/E, que permite à troca interativa de documentos.

Compatibilidade: um dos objetivos da criação do PDF está relacionado com a possibilidade de acessar arquivos em qualquer computador. Com um software – Adobe Acrobat – leitor de PDF, esse objetivo é atendido, apesar de existirem outros softwares capazes. Ainda há outros softwares que são muito utilizados para a leitura de PDF, mais abaixo falaremos deles.

Tanto nos computadores pessoais como nos tablets, nos smartphones e nos e-readers, o PDF funciona de forma leve e prática, sendo a opção de muitas editoras para o formato dos e-books.

Preenchimento de formulários: a Adobe lançou uma atualização – na versão paga – que permite o preenchimento de formulários no próprio programa ou aplicativo, dependendo de onde você está acessando. Para empresas é um modo de agilizar qualquer formalidade, uma vez que não é necessário imprimir, preencher e digitalizar mais uma vez o documento. Além disso, é possível contribuir com o meio ambiente, economizando papel.

Leia: Organização e administração de documentos

PDF/A

O PDF/A é um formato criado pela Adobe que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Não perdendo a sua formatação. É um formato de arquivo muito utilizado por profissionais de advocacia.

Portanto, o PDF/A é, na verdade, um subconjunto do formato PDF que é obtido excluindo as características dispensáveis para o arquivamento de longo prazo. O documento será reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado.

Dúvidas frequentes

Digitalização colorida: é possível digitalizar em formato PDF, documentos coloridos? Sim!

Digitalizar e salvar em PDF: se sua dúvida é se é possível digitalizar e salvar em PDF, a resposta é: sim, com um scanner profissional é possível digitalizar e salvar em formato PDF.

Leia: Saiba como digitalizar livros com qualidade

Dicas para digitalizar de documentos em PDF

Que tal algumas dicas para digitalizar documentos em PDF de maneira assertiva e com qualidade? Confira abaixo:


Scanners profissionais de qualidade: a utilização de scanners profissionais é uma premissa para digitalizar documentos com rapidez e qualidade. Portanto, considere a demanda de trabalho e qual scanner profissional pode atender à sua corporação.

Software para leitura de arquivo em PDF: existem alguns softwares que você pode utilizar tanto para ler um arquivo em PDF, quanto para gerar arquivos em pdf a partir de arquivos de outros tipos: .doc; .xls; .ppt; .jpeg, etc. Confira alguns:

Utilização de GED: atualmente, as empresas produzem grande quantidade de documentos, como contratos, recibos, relatórios e etc.

Como falamos mais acima, as corporações padronizam seus documentos e, preferencialmente, o fazem utilizando o formato PDF. Mas em que o GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos – pode ajudar nesse sentido?

Simples, o GED é uma boa dica para a gestão de documentos já digitalizados, em formato PDF ou não, e é um sistema que permite flexibilidade aos usuários acessarem os documentos de maneira segura e ágil. Contudo, o Keeva é uma ótima opção de GED, confira!

Leia: 5 apps para trabalhar com arquivos PDF

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Saiba como digitalizar livros com qualidade

Que a digitalização de documentos já se tornou essencial para diversas áreas profissionais nós já sabemos. Mas neste artigo trataremos de um tipo específico de digitalização, a digitalização de livros. 

Vamos entender como essa prática pode ser útil para universidades, escolas e bibliotecas, por exemplo, possibilitando a conservação de seus acervos e facilitando o acesso para os  leitores. Vamos conhecer também outras vantagens e descobrir a melhor maneira de escanear livros.

Vantagens da digitalização de livros 

  • Manter uma cópia do livro, para que não se perca caso a obra física seja danificada pelo tempo ou outros fatores; 
  • Ter acesso à informação contida no livro em qualquer lugar, por acesso remoto;
  • Economia com espaço de armazenamento; 
  • Ter a versão eletrônica de obras difíceis de encontrar no comércio de livros digitais, como livros acadêmicos ou edições mais antigas, por exemplo. 

O scanner ideal para digitalizar livros

Para começar, precisamos considerar que a digitalização de livros é uma tarefa bem simples, porém um tanto demorada. Portanto, talvez valha a pena investir em um scanner profissional, com desempenho superior, que garanta mais qualidade e um pouco mais de agilidade para este processo.

A maioria dos profissionais preferem scanners que digitalizam em 600 dpi. Com esta qualidade as imagens são bem mais nítidas e as falhas de reconhecimento de caracteres nos softwares de OCR são bem menores.  

Entre os diversos scanners profissionais disponíveis no mercado, o tipo de scanner que entrega resultado com mais qualidade e exige menos esforço quando se trata de digitalização de livros é o Scanner Planetário.

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O scanner ScanSnap SV600 é uma ótima opção para digitalizar diversos tipos de documentos.

O scanner planetário gera imagens bem precisas, mas seu diferencial é a flexibilidade. Ele dispensa a necessidade de desmontar o livro no processo de digitalização. Inclusive, ele foi projetado para digitalizar documentos de diversas espessuras e dimensões. 

Documentos encadernados, livros, fotos, papéis grampeados, cadernos, jornais, documentos de tamanho A3, cartões de visita, materiais frágeis e objetos com até 3 cm de espessura, todos estes itens podem ser facilmente escaneados com um scanner planetário de qualidade.

Isso porque este tipo de scanner realiza a digitalização sem tocar a superfície do documento original. Basta posicionar o documento sobre sua mesa, dentro do perímetro de captação da imagem.

É um instrumento eficaz para preservar documentos raros ou importantes demais para serem constantemente manuseados. Por tal motivo é também bastante usado por historiadores.

Formatos de saída para digitalização de livros

Depois deste processo você deverá definir o melhor formato para o seu livro agora digitalizado. Você pode escolher entre jpeg, Tiff, PDF, entre outros. Alguns scanners permitem que você já escolha o formato de saída antes de iniciar a digitalização. Mas, se necessário, você também pode utilizar plataformas de conversão como o IlovePDF para adaptar às imagens ao formato desejado.

Por fim, basta revisar, editar (se for o caso), ordenar e unir as imagens para concluir a montagem do seu livro digital.