Digitalização em cartórios: como otimizar?

Você administra ou trabalha em cartório e gostaria de descobrir novos métodos para melhorar sua rotina de gestão dos documentos? Entenda um pouco mais sobre digitalização em cartórios, e veja algumas técnicas que podem otimizá-la! 

Digitalização em cartórios é lei

É fato que os documentos gerados em cartório são de extrema importância para diversos procedimentos legais. Portanto, são regidos por medidas de segurança que visam garantir sua devida conservação. 

É por isso que a digitalização em cartórios e tabeliães é a recomendação n°9 feita pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça). Ela visa proteger documentos e evitar a necessidade de restauração de livros devido a danos gerados por causas naturais ou criminais.

Outras exigências feitas pela recomendação n°9 do CNJ são: a atualização periódica do arquivo de segurança (que não deve ultrapassar um mês); o backup de todos os arquivos; a digitalização de livros de protestos, podendo abranger os escriturados a partir de 1995; a formação de arquivos de segurança dos livros de notas escriturados a partir de 1980. 

A importância da digitalização em cartórios

Além da obrigatoriedade legal, a digitalização em cartórios é essencial para a satisfação e segurança da comunidade. 

Afinal, cartórios fazem parte da vida de qualquer cidadão. São responsáveis por assegurar seus bens, documentar seus direitos e validar sua identidade. 

E por exercer tamanha importância na vida dos cidadãos, os serviços de cartório precisam ser eficientes, seguros e, de preferência, rápidos. Afinal, todos gostam de resolver questões burocráticas com facilidade, não é mesmo? E nestes aspectos a digitalização pode ajudar. 

Como otimizar o processo de digitalização em cartório

Como vimos acima, a digitalização é capaz de agregar algumas vantagens aos serviços de cartório, como eficiência, segurança e agilidade. Mas para que tais resultados possam ser alcançados, todo o processo de digitalização deve ser devidamente otimizado. 

E como é possível otimizar a digitalização em cartórios? Entre algumas possibilidades podemos citar dois dos principais fatores que influenciam tanto durante, quanto depois da digitalização em si: a escolha do equipamento adequado e o uso de um bom sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED. 

As vantagens de um scanner profissional 

A demanda de digitalização de documentos em um cartório é extremamente alta. Consequentemente, se são utilizados equipamentos com capacidade de digitalização  incompatível, eles certamente não darão conta. E podem até mesmo ser danificados, impedindo que o cartório obtenha todas as vantagens que um processo de digitalização eficaz propicia. 

Portanto, na hora de escolher um scanner profissional para o processo de digitalização de seu cartório, verifique a capacidade média de digitalização diária. E, para garantir um bom fluxo de produtividade, avalie também a velocidade de digitalização do scanner, que é medida em folhas por minuto (PPM pages per minute em inglês).

Outra questão a se considerar é a de que cartórios lidam constantemente com documentos frágeis, como certidões antigas e livros de registro, por exemplo. Digitalizar tais documentos em um scanner comum pode ser perigoso, pois a pressão da máquina pode causar danos irreversíveis aos documentos. 

Por tal motivo é interessante providenciar um scanner específico para este tipo de arquivo. Um scanner planetário, que digitaliza cada folha de forma estática, sem nenhuma forma de tracionamento mecânico do documento.

Além de preservar o documento em questão, este tipo de scanner garante um alcance mais amplo ao escanear livros. A lombada provocada nas páginas, quando os livros estão abertos, não interferem na captura da imagem, garantindo mais qualidade para o arquivo digitalizado. 

As vantagens oferecidas pelo Gerenciamento Eletrônico de documentos – GED

Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED oferece diversas vantagens: a possibilidade de encontrar documentos com mais rapidez, facilidade e assertividade; e as medidas de proteção e segurança para os documentos arquivados no sistema. 

Em relação às buscas, com o sistema de identificação por índices de um GED como o Keeva, por exemplo, fica muito mais simples encontrar qualquer documento. Não é preciso se preocupar com “onde” está armazenado o documento, basta saber qual é a informação que se precisa, que o sistema a encontra de maneira muito ágil e precisa.

E sobre as questões de proteção e segurança, podemos citar as vantagens de um servidor na nuvem, com camada dupla de proteção, criptografia de dados e replicação geográfica. Você pode saber um pouco mais sobre cada uma delas no artigo Servidor de arquivos na nuvem: 4 vantagens para sua empresa. Além, é claro, das regras de permissionamento que garantem privacidade para documentos confidenciais. Elas definem “quem pode ver” e “o que fazer” com a informação contida  em cada tipo de documento. 

Como visto, digitalizar os documentos significa agregar valor aos serviços prestados pelo cartório garantindo a segurança necessária às informações.

Achou útil essas dicas de como otimizar a digitalização em cartórios? Compartilhe com seus colegas de profissão e comente aqui quais outras técnicas de gestão que tem funcionado para você! 

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Dicas para digitalizar documentos em PDF

A digitalização de documentos é uma ação frequente em muitas empresas e o formato de arquivo de saída mais utilizado é o PDF. Mas como é feita a digitalização de documentos? Tem como digitalizar o documento já em formato PDF?

Neste artigo, vamos esclarecer algumas dúvidas pertinentes à digitalização de documentos e, também, daremos algumas dicas para digitalizar arquivos em PDF corretamente. Confira!

O que é digitalizar um documento

Basicamente, é transformar um documento impresso, em mídia digital, utilizando um scanner profissional.

Digitalizar documentos pode se tornar uma tarefa mais fácil e produtiva com o uso de um scanner profissional, que possibilita, dependendo do modelo do scanner, digitalizar 20, 30, 40 e até mais folhas por minuto.

Com scanners profissionais, é possível digitalizar documentos de diferentes gramaturas, desde folhas A3 e A4 até cartões plásticos. Para livros existem modelos próprios.

Leia: A digitalização intuitiva chegou! Conheça o iX 1500

Vantagens da digitalização de documentos

  • Redução do tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos;
  • Redução de perda de documentos;
  • Compartilhamento das informações contidas nos documentos;
  • Acesso às informações de acordo com as necessidades funcionais de cada colaborador.

Arquivos em PDF por que usá-los?

Antes de tudo, o que é PDF? Em inglês, quer dizer “Portable Document Format” e a sua tradução para o português: “Documento em formato portátil”. Os arquivos em PDF são muito utilizados e as vantagens de salvar um arquivo em PDF são muitas, confira:

Segurança: um dos maiores motivos pelos quais as empresas utilizam o formato PDF é por ser confiável e seguro. A Adobe desenvolveu um sistema de senhas nos arquivos PDF que permite a visualização e a edição apenas com a devida permissão. Embora haja versões gratuitas e pagas, vai do interesse e necessidade da empresa.

A segurança do formato fez com que cada vez mais empresas utilizassem o PDF para encaminhar até boletos eletrônicos, por exemplo.

Os profissionais de Design Gráfico utilizam arquivos PDF para aumentar a segurança entre profissionais e empresas contratantes, principalmente quando enviam peças gráficas isso para evitar a edição desses arquivos e assim garantir a autoria.

Padronização: principalmente para quem usa o PDF de forma profissional, a padronização do formato é uma forma de diminuir as chances de erro. Cada setor de uma empresa atende a um padrão, por exemplo: os designers utilizam o formato PDF/X para impressão de peças gráficas e a engenharia utiliza o PDF/E, que permite à troca interativa de documentos.

Compatibilidade: um dos objetivos da criação do PDF está relacionado com a possibilidade de acessar arquivos em qualquer computador. Com um software – Adobe Acrobat – leitor de PDF, esse objetivo é atendido, apesar de existirem outros softwares capazes. Ainda há outros softwares que são muito utilizados para a leitura de PDF, mais abaixo falaremos deles.

Tanto nos computadores pessoais como nos tablets, nos smartphones e nos e-readers, o PDF funciona de forma leve e prática, sendo a opção de muitas editoras para o formato dos e-books.

Preenchimento de formulários: a Adobe lançou uma atualização – na versão paga – que permite o preenchimento de formulários no próprio programa ou aplicativo, dependendo de onde você está acessando. Para empresas é um modo de agilizar qualquer formalidade, uma vez que não é necessário imprimir, preencher e digitalizar mais uma vez o documento. Além disso, é possível contribuir com o meio ambiente, economizando papel.

Leia: Organização e administração de documentos

PDF/A

O PDF/A é um formato criado pela Adobe que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Não perdendo a sua formatação. É um formato de arquivo muito utilizado por profissionais de advocacia.

Portanto, o PDF/A é, na verdade, um subconjunto do formato PDF que é obtido excluindo as características dispensáveis para o arquivamento de longo prazo. O documento será reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado.

Dúvidas frequentes

Digitalização colorida: é possível digitalizar em formato PDF, documentos coloridos? Sim!

Digitalizar e salvar em PDF: se sua dúvida é se é possível digitalizar e salvar em PDF, a resposta é: sim, com um scanner profissional é possível digitalizar e salvar em formato PDF.

Leia: Saiba como digitalizar livros com qualidade

Dicas para digitalizar de documentos em PDF

Que tal algumas dicas para digitalizar documentos em PDF de maneira assertiva e com qualidade? Confira abaixo:


Scanners profissionais de qualidade: a utilização de scanners profissionais é uma premissa para digitalizar documentos com rapidez e qualidade. Portanto, considere a demanda de trabalho e qual scanner profissional pode atender à sua corporação.

Software para leitura de arquivo em PDF: existem alguns softwares que você pode utilizar tanto para ler um arquivo em PDF, quanto para gerar arquivos em pdf a partir de arquivos de outros tipos: .doc; .xls; .ppt; .jpeg, etc. Confira alguns:

Utilização de GED: atualmente, as empresas produzem grande quantidade de documentos, como contratos, recibos, relatórios e etc.

Como falamos mais acima, as corporações padronizam seus documentos e, preferencialmente, o fazem utilizando o formato PDF. Mas em que o GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos – pode ajudar nesse sentido?

Simples, o GED é uma boa dica para a gestão de documentos já digitalizados, em formato PDF ou não, e é um sistema que permite flexibilidade aos usuários acessarem os documentos de maneira segura e ágil. Contudo, o Keeva é uma ótima opção de GED, confira!

Leia: 5 apps para trabalhar com arquivos PDF

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Saiba como digitalizar livros com qualidade

Que a digitalização de documentos já se tornou essencial para diversas áreas profissionais nós já sabemos. Mas neste artigo trataremos de um tipo específico de digitalização, a digitalização de livros. 

Vamos entender como essa prática pode ser útil para universidades, escolas e bibliotecas, por exemplo, possibilitando a conservação de seus acervos e facilitando o acesso para os  leitores. Vamos conhecer também outras vantagens e descobrir a melhor maneira de escanear livros.

Vantagens da digitalização de livros 

  • Manter uma cópia do livro, para que não se perca caso a obra física seja danificada pelo tempo ou outros fatores; 
  • Ter acesso à informação contida no livro em qualquer lugar, por acesso remoto;
  • Economia com espaço de armazenamento; 
  • Ter a versão eletrônica de obras difíceis de encontrar no comércio de livros digitais, como livros acadêmicos ou edições mais antigas, por exemplo. 

O scanner ideal para digitalizar livros

Para começar, precisamos considerar que a digitalização de livros é uma tarefa bem simples, porém um tanto demorada. Portanto, talvez valha a pena investir em um scanner profissional, com desempenho superior, que garanta mais qualidade e um pouco mais de agilidade para este processo.

A maioria dos profissionais preferem scanners que digitalizam em 600 dpi. Com esta qualidade as imagens são bem mais nítidas e as falhas de reconhecimento de caracteres nos softwares de OCR são bem menores.  

Entre os diversos scanners profissionais disponíveis no mercado, o tipo de scanner que entrega resultado com mais qualidade e exige menos esforço quando se trata de digitalização de livros é o Scanner Planetário.

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O scanner ScanSnap SV600 é uma ótima opção para digitalizar diversos tipos de documentos.

O scanner planetário gera imagens bem precisas, mas seu diferencial é a flexibilidade. Ele dispensa a necessidade de desmontar o livro no processo de digitalização. Inclusive, ele foi projetado para digitalizar documentos de diversas espessuras e dimensões. 

Documentos encadernados, livros, fotos, papéis grampeados, cadernos, jornais, documentos de tamanho A3, cartões de visita, materiais frágeis e objetos com até 3 cm de espessura, todos estes itens podem ser facilmente escaneados com um scanner planetário de qualidade.

Isso porque este tipo de scanner realiza a digitalização sem tocar a superfície do documento original. Basta posicionar o documento sobre sua mesa, dentro do perímetro de captação da imagem.

É um instrumento eficaz para preservar documentos raros ou importantes demais para serem constantemente manuseados. Por tal motivo é também bastante usado por historiadores.

Formatos de saída para digitalização de livros

Depois deste processo você deverá definir o melhor formato para o seu livro agora digitalizado. Você pode escolher entre jpeg, Tiff, PDF, entre outros. Alguns scanners permitem que você já escolha o formato de saída antes de iniciar a digitalização. Mas, se necessário, você também pode utilizar plataformas de conversão como o IlovePDF para adaptar às imagens ao formato desejado.

Por fim, basta revisar, editar (se for o caso), ordenar e unir as imagens para concluir a montagem do seu livro digital.

A digitalização intuitiva com o iX1500

A digitalização intuitiva chegou! Conheça o iX1500

A Fujitsu segue inovando no mercado de scanners profissionais. A digitalização intuitiva é a novidade da linha ScanSnap com o iX1500.

Mas o que significa digitalização intuitiva? O IX-1500 vem com perfis pré configurados, algumas ações poderão ser realizadas com um toque pelo usuário.

Características

Ao longo deste artigo, descreveremos as principais novidades deste scanner e suas principais funções.

O scanner iX1500 possui processamento interno, que permite sua inicialização em segundos, agilizando todo o processo de digitalização de documentos. Vamos citar algumas características técnicas do iX1500

  • Velocidade de 30 páginas por minuto;
  • Alimentador de 50 folhas;
  • Ciclo diário de 3.000 folhas;
  • Digitaliza em modo duplex (frente e verso) contínuo.

Perfis pré-configurados

É uma novidade disponível no ScanSnap iX1500. O perfil pré-configurado permite personalizar o fluxo de trabalho para cada usuário, com até quatro conectados simultaneamente.

Portanto, tarefas do dia a dia, como classificar, salvar, organizar e conectar dados digitalizados com outros aplicativos, são realizadas da maneira mais confortável.

Os perfis pré-configurados também facilitam a vida dos usuários iniciantes, que podem realizar operações básicas como instalar e configurar o Wi-Fi, verificar status de digitalização e escolher destinos de armazenamento.

Todas essas operações são facilitadas a partir de uma tela de 4,3 polegadas sensível ao toque.

Processador interno

O iX1500 possui processamento interno. Isso quer dizer que, mesmo que o computador não tenha a configuração mínima necessária, anda assim o scanner operará naturalmente.

Além disso, esse processador faz com que o scanner inicialize em segundos. Isso é um diferencial quando se trata de scanners profissionais.

Acessibilidade

Segundo Yasunori Miyauchi, presidente da unidade de negócios de documentos e imagens da Fujitsu, a empresa pretende tornar os scanners cada vez mais presentes na rotina das pessoas e o novo iX1500 permite isso.

O iX1500 possui design sofisticado e ergonômico e pode ser utilizado tanto no ambiente de trabalho como em residências.

É possível salvar informações no destino apropriado ao compartilhar o scanner entre vários usuários.

Versátil

O iX1500 é muito versátil, pois digitaliza facilmente cartões de plástico e recibos com a utilização do guia (mais uma novidade) que acompanha o produto, além de oferecer a opção de digitalização manual para envelopes, folhas dobradas e outros documentos não convencionais.

Funcionalidades

Para facilitar a vida do usuário e das empresas, o iX1500 possui notificação de presença de poeira e elimina as linhas indesejáveis na imagem no ato da digitalização, evitando retrabalho e aumentando a produtividade.

O scanner profissional ainda possui Wi-Fi integrado, podendo ser conectado a um computador, tablet ou smartphone por meio de roteador ou com o modo de conexão direta, funcionando como ponto de acesso.

Software

A Fujitsu não se preocupou somente com a parte física (hardware) do iX1500, mas também com sua parte lógica e o novo software ScanSnap Home foi desenvolvido pensando na comodidade dos usuários.

Inclusive, esse novo software também é compatível com modelos mais antigos da Fujitsu, como: iX500, iX100, S1300i, S1100i e o SV600.

Com este novo software as funções do ScanSnap são combinadas em uma única aplicação facilitando e melhorando o gerenciamento, edição e utilização de vários tipos de papel e documentos.

O ScanSnap Home oferece também excelentes funções para organizar e pesquisar dados, permitindo a criação de pastas, tags e palavras-chave, acelerando o processo de busca das informações.

Conclusão

Ao longo deste artigo pudemos ver que o iX1500 possui características e funcionalidades que podem mudar a produtividade das corporações.

Depender cada vez menos de um computador para realizar suas funções mais básicas, faz do iX1500 um scanner muito especial.

Claro, todas as suas funcionalidades, design compacto e ergonômico e por ser muito intuitivo são primordiais para que o scanner se torne um sucesso entre as empresas e até para uso pessoal.

Caso se interesse em fazer o download do catálogo do produto, clique aqui.