dicas digitalizar documentos em pdf

Dicas para digitalizar documentos em PDF

A digitalização de documentos é uma ação frequente em muitas empresas e o formato de arquivo de saída mais utilizado é o PDF. Mas como é feita a digitalização de documentos? Tem como digitalizar o documento já em formato PDF?

Neste artigo, vamos esclarecer algumas dúvidas pertinentes à digitalização de documentos e, também, daremos algumas dicas para digitalizar arquivos em PDF corretamente. Confira!

O que é digitalizar um documento

Basicamente, é transformar um documento impresso, em mídia digital, utilizando um scanner profissional.

Digitalizar documentos pode se tornar uma tarefa mais fácil e produtiva com o uso de um scanner profissional, que possibilita, dependendo do modelo do scanner, digitalizar 20, 30, 40 e até mais folhas por minuto.

Com scanners profissionais, é possível digitalizar documentos de diferentes gramaturas, desde folhas A3 e A4 até cartões plásticos. Para livros existem modelos próprios.

Leia: A digitalização intuitiva chegou! Conheça o iX 1500

Vantagens da digitalização de documentos

  • Redução do tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos;
  • Redução de perda de documentos;
  • Compartilhamento das informações contidas nos documentos;
  • Acesso às informações de acordo com as necessidades funcionais de cada colaborador.

Arquivos em PDF por que usá-los?

Antes de tudo, o que é PDF? Em inglês, quer dizer “Portable Document Format” e a sua tradução para o português: “Documento em formato portátil”. Os arquivos em PDF são muito utilizados e as vantagens de salvar um arquivo em PDF são muitas, confira:

Segurança: um dos maiores motivos pelos quais as empresas utilizam o formato PDF é por ser confiável e seguro. A Adobe desenvolveu um sistema de senhas nos arquivos PDF que permite a visualização e a edição apenas com a devida permissão. Embora haja versões gratuitas e pagas, vai do interesse e necessidade da empresa.

A segurança do formato fez com que cada vez mais empresas utilizassem o PDF para encaminhar até boletos eletrônicos, por exemplo.

Os profissionais de Design Gráfico utilizam arquivos PDF para aumentar a segurança entre profissionais e empresas contratantes, principalmente quando enviam peças gráficas isso para evitar a edição desses arquivos e assim garantir a autoria.

Padronização: principalmente para quem usa o PDF de forma profissional, a padronização do formato é uma forma de diminuir as chances de erro. Cada setor de uma empresa atende a um padrão, por exemplo: os designers utilizam o formato PDF/X para impressão de peças gráficas e a engenharia utiliza o PDF/E, que permite à troca interativa de documentos.

Compatibilidade: um dos objetivos da criação do PDF está relacionado com a possibilidade de acessar arquivos em qualquer computador. Com um software – Adobe Acrobat – leitor de PDF, esse objetivo é atendido, apesar de existirem outros softwares capazes. Ainda há outros softwares que são muito utilizados para a leitura de PDF, mais abaixo falaremos deles.

Tanto nos computadores pessoais como nos tablets, nos smartphones e nos e-readers, o PDF funciona de forma leve e prática, sendo a opção de muitas editoras para o formato dos e-books.

Preenchimento de formulários: a Adobe lançou uma atualização – na versão paga – que permite o preenchimento de formulários no próprio programa ou aplicativo, dependendo de onde você está acessando. Para empresas é um modo de agilizar qualquer formalidade, uma vez que não é necessário imprimir, preencher e digitalizar mais uma vez o documento. Além disso, é possível contribuir com o meio ambiente, economizando papel.

Leia: Organização e administração de documentos

PDF/A

O PDF/A é um formato criado pela Adobe que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Não perdendo a sua formatação. É um formato de arquivo muito utilizado por profissionais de advocacia.

Portanto, o PDF/A é, na verdade, um subconjunto do formato PDF que é obtido excluindo as características dispensáveis para o arquivamento de longo prazo. O documento será reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado.

Dúvidas frequentes

Digitalização colorida: é possível digitalizar em formato PDF, documentos coloridos? Sim!

Digitalizar e salvar em PDF: se sua dúvida é se é possível digitalizar e salvar em PDF, a resposta é: sim, com um scanner profissional é possível digitalizar e salvar em formato PDF.

Leia: Saiba como digitalizar livros com qualidade

Dicas para digitalizar de documentos em PDF

Que tal algumas dicas para digitalizar documentos em PDF de maneira assertiva e com qualidade? Confira abaixo:


Scanners profissionais de qualidade: a utilização de scanners profissionais é uma premissa para digitalizar documentos com rapidez e qualidade. Portanto, considere a demanda de trabalho e qual scanner profissional pode atender à sua corporação.

Software para leitura de arquivo em PDF: existem alguns softwares que você pode utilizar tanto para ler um arquivo em PDF, quanto para gerar arquivos em pdf a partir de arquivos de outros tipos: .doc; .xls; .ppt; .jpeg, etc. Confira alguns:

Utilização de GED: atualmente, as empresas produzem grande quantidade de documentos, como contratos, recibos, relatórios e etc.

Como falamos mais acima, as corporações padronizam seus documentos e, preferencialmente, o fazem utilizando o formato PDF. Mas em que o GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos – pode ajudar nesse sentido?

Simples, o GED é uma boa dica para a gestão de documentos já digitalizados, em formato PDF ou não, e é um sistema que permite flexibilidade aos usuários acessarem os documentos de maneira segura e ágil. Contudo, o Keeva é uma ótima opção de GED, confira!

Leia: 5 apps para trabalhar com arquivos PDF

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5 apps para trabalhar com arquivos PDF

Na correria do dia a dia corporativo é muito comum termos que lidar com arquivos digitais em formato PDF e diversas vezes estamos fora do escritório.

Nessas situações, o smartphone se torna aliado e nele podemos realizar algumas funções do trabalho.

Por isso, resolvemos destacar 5 apps para trabalhar com PDF enquanto você não está em sua mesa do escritório.

Adobe Acrobat DC

O Adobe Acrobat DC é um aplicativo altamente funcional e por isso é  muito utilizado. É um app leve, com muitas funcionalidades para quem gosta e/ou precisa anotar lembretes, corrigir textos, adicionar comentários e até assinar documentos. Um recurso formidável para o mundo corporativo.  

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CamScanner

Este app é ótimo! Na falta de um scanner profissional, o CamScanner permite que você digitalize as páginas que deseja e as transforme em PDF sem o auxílio de um computador. Poupando um tempo considerável em sua execução.

Após a digitalização, o usuário pode fazer edições nos arquivos, inserir seu logo, marca d’água ou assinatura pelo próprio aplicativo.

Além da economia de tempo, com o CamScanner também é possível organizar seus documentos digitalizados em pastas. Muito simples e eficiente.

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Keeva

O Keeva é um Gerenciador Eletrônico de Documentos – GED – que conta com tecnologia de ponta para realizar diversas funções essenciais para quem precisa de organização, melhorar a produtividade e criar processo de trabalho eficiente (workflow).

As funcionalidades do Keeva vão te surpreender, confira.

Busca e sistema OCR

O Keeva conta com busca apurada e sistema OCR para identificação dos seus documentos com mais precisão.

Organização

Chega de criar pastas! No Keeva é possível identificar seus documentos através de índices, evitando duplicação de pastas e arquivos.

Captura de documentos

Você pode enviar todos os seus documentos para o Keeva, afinal ele é um GED que faz armazenamento em cloud. É possível criar arquivos em PDF também.

Processo de trabalho otimizado

O sistema de workflow do Keeva é muito prático, dinâmico e otimiza os processos de trabalho. O administrador pode criar hierarquias e permitir o que cada funcionário tenha acesso.

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Foxit PDF Reader

Outro app muito conhecido. Inicialmente, o Foxit era um software para computadores, tanto Windows quanto MAC, mas hoje em dia temos o “mundo” nos smartphones, desenvolveram também o aplicativo.

O Foxit permite você trabalhar com documentos em formato PDF e FDF, além da conversão de arquivos em PDF, preservando sua diagramação de texto original.

Possui interface simples e pode ser sincronizado com sua conta do Dropbox.

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PDF Viewer 8

O PDF Viewer 8 é um app muito leve, simples e eficiente para leitura de PDF. Pode ser utilizado como leitor digital, sem ocupar muito espaço na memória do seu smartphone.

No PDF Viewer 8, você pode escolher o modo de visualização em página única ou rolagem contínua, como vemos normalmente (scroll). Não possui muitas opções de edição, mas vale a pena conferir.

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