dicas digitalizar documentos em pdf

Dicas para digitalizar documentos em PDF

A digitalização de documentos é uma ação frequente em muitas empresas e o formato de arquivo de saída mais utilizado é o PDF. Mas como é feita a digitalização de documentos? Tem como digitalizar o documento já em formato PDF?

Neste artigo, vamos esclarecer algumas dúvidas pertinentes à digitalização de documentos e, também, daremos algumas dicas para digitalizar arquivos em PDF corretamente. Confira!

O que é digitalizar um documento

Basicamente, é transformar um documento impresso, em mídia digital, utilizando um scanner profissional.

Digitalizar documentos pode se tornar uma tarefa mais fácil e produtiva com o uso de um scanner profissional, que possibilita, dependendo do modelo do scanner, digitalizar 20, 30, 40 e até mais folhas por minuto.

Com scanners profissionais, é possível digitalizar documentos de diferentes gramaturas, desde folhas A3 e A4 até cartões plásticos. Para livros existem modelos próprios.

Leia: A digitalização intuitiva chegou! Conheça o iX 1500

Vantagens da digitalização de documentos

  • Redução do tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos;
  • Redução de perda de documentos;
  • Compartilhamento das informações contidas nos documentos;
  • Acesso às informações de acordo com as necessidades funcionais de cada colaborador.

Arquivos em PDF por que usá-los?

Antes de tudo, o que é PDF? Em inglês, quer dizer “Portable Document Format” e a sua tradução para o português: “Documento em formato portátil”. Os arquivos em PDF são muito utilizados e as vantagens de salvar um arquivo em PDF são muitas, confira:

Segurança: um dos maiores motivos pelos quais as empresas utilizam o formato PDF é por ser confiável e seguro. A Adobe desenvolveu um sistema de senhas nos arquivos PDF que permite a visualização e a edição apenas com a devida permissão. Embora haja versões gratuitas e pagas, vai do interesse e necessidade da empresa.

A segurança do formato fez com que cada vez mais empresas utilizassem o PDF para encaminhar até boletos eletrônicos, por exemplo.

Os profissionais de Design Gráfico utilizam arquivos PDF para aumentar a segurança entre profissionais e empresas contratantes, principalmente quando enviam peças gráficas isso para evitar a edição desses arquivos e assim garantir a autoria.

Padronização: principalmente para quem usa o PDF de forma profissional, a padronização do formato é uma forma de diminuir as chances de erro. Cada setor de uma empresa atende a um padrão, por exemplo: os designers utilizam o formato PDF/X para impressão de peças gráficas e a engenharia utiliza o PDF/E, que permite à troca interativa de documentos.

Compatibilidade: um dos objetivos da criação do PDF está relacionado com a possibilidade de acessar arquivos em qualquer computador. Com um software – Adobe Acrobat – leitor de PDF, esse objetivo é atendido, apesar de existirem outros softwares capazes. Ainda há outros softwares que são muito utilizados para a leitura de PDF, mais abaixo falaremos deles.

Tanto nos computadores pessoais como nos tablets, nos smartphones e nos e-readers, o PDF funciona de forma leve e prática, sendo a opção de muitas editoras para o formato dos e-books.

Preenchimento de formulários: a Adobe lançou uma atualização – na versão paga – que permite o preenchimento de formulários no próprio programa ou aplicativo, dependendo de onde você está acessando. Para empresas é um modo de agilizar qualquer formalidade, uma vez que não é necessário imprimir, preencher e digitalizar mais uma vez o documento. Além disso, é possível contribuir com o meio ambiente, economizando papel.

Leia: Organização e administração de documentos

PDF/A

O PDF/A é um formato criado pela Adobe que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Não perdendo a sua formatação. É um formato de arquivo muito utilizado por profissionais de advocacia.

Portanto, o PDF/A é, na verdade, um subconjunto do formato PDF que é obtido excluindo as características dispensáveis para o arquivamento de longo prazo. O documento será reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado.

Dúvidas frequentes

Digitalização colorida: é possível digitalizar em formato PDF, documentos coloridos? Sim!

Digitalizar e salvar em PDF: se sua dúvida é se é possível digitalizar e salvar em PDF, a resposta é: sim, com um scanner profissional é possível digitalizar e salvar em formato PDF.

Leia: Saiba como digitalizar livros com qualidade

Dicas para digitalizar de documentos em PDF

Que tal algumas dicas para digitalizar documentos em PDF de maneira assertiva e com qualidade? Confira abaixo:


Scanners profissionais de qualidade: a utilização de scanners profissionais é uma premissa para digitalizar documentos com rapidez e qualidade. Portanto, considere a demanda de trabalho e qual scanner profissional pode atender à sua corporação.

Software para leitura de arquivo em PDF: existem alguns softwares que você pode utilizar tanto para ler um arquivo em PDF, quanto para gerar arquivos em pdf a partir de arquivos de outros tipos: .doc; .xls; .ppt; .jpeg, etc. Confira alguns:

Utilização de GED: atualmente, as empresas produzem grande quantidade de documentos, como contratos, recibos, relatórios e etc.

Como falamos mais acima, as corporações padronizam seus documentos e, preferencialmente, o fazem utilizando o formato PDF. Mas em que o GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos – pode ajudar nesse sentido?

Simples, o GED é uma boa dica para a gestão de documentos já digitalizados, em formato PDF ou não, e é um sistema que permite flexibilidade aos usuários acessarem os documentos de maneira segura e ágil. Contudo, o Keeva é uma ótima opção de GED, confira!

Leia: 5 apps para trabalhar com arquivos PDF

caixa de email organizada dia mais produtivo

Caixa de email organizada e seu dia mais produtivo

É normal chegar no trabalho, ligar o computador e logo ver as notificações de emails não lidos, que chegaram na noite anterior. Às vezes, são tantas notificações que deixamos para ler depois, ou fazemos uma leitura rápida para ver se tem algum email urgente e pronto. Nossa produtividade diária pode ficar comprometida, veremos o porquê mais abaixo neste artigo.

Leia também: 8 apps para otimizar seu tempo no trabalho

Organize sua caixa de entrada

Monitorar e gerenciar a caixa de entrada do email é uma tarefa essencial para otimizar a rotina de trabalho. No entanto, como recebemos diversas e variadas mensagens diariamente, fica difícil gerir nosso tempo e conciliar todas as nossas atribuições. Porém, há algumas maneiras para se organizar e deixar seu dia de trabalho mais produtivo.

Determine prioridades: classificar emails de acordo com a prioridade é o primeiro passo para diminuir o caos de uma caixa de entrada cheia. A partir disso, você consegue direcionar sua atenção para os assuntos que precisam ser resolvidos “para ontem”.

Separe por pastas: a maioria dos softwares ou sites de serviço webmail possuem a opção de criar pastas e separar emails de acordo com a categoria mais funcional para o usuário.

Filtro automatizado: criar pastas é importante, mas se você não criar filtros automatizados que vão direcionar os emails para as pastas corretas, vai continuar gastando energia desnecessária selecionando os emails para as pastas de destino manualmente. Deixe a tecnologia trabalhar por você!

Esqueça os spams: sabe aqueles emails indesejados que chegam à sua caixa de entrada? Isso é spam, são emails não autorizados, mas que mesmo assim você recebe. A sigla SPAM diz: Sending and Posting Advertisement in Mass, traduzindo “Enviar e postar publicidade em massa”.

Lei também: Quais são os 6 pilares da segurança da informação?

Conclusão

Ler e responder emails consome um tempo considerável da nossa rotina de trabalho e quando priorizamos os emails que realmente importam, a produtividade pode aumentar bastante. Pesquisa realizada pela consultoria empresarial, McKinsey & Company, mostrou que ler e responder emails ocupa 28% do tempo de profissionais em sua jornada de trabalho. Levando em consideração que são oito horas diárias de trabalho, mais de duas dessas horas são destinadas, somente, para ler e responder emails. É um tempo considerável.

Portanto, utilizar as nossas dicas pode ajudar a diminuir o tempo que se gasta selecionando, lendo, respondendo e/ou descartando os emails.

6-pilares-da-segurança-da-informação

Quais são os 6 pilares da segurança da informação?

Ultimamente sistemas têm sido invadido por hackers, resultando em vazamento de informações importantes do mundo corporativo.

Inclusive, o Brasil tem sido alvo constante de ataques cibernéticos (somos o 3º país com mais ataques no mundo), mostrando que ainda precisa melhorar muito seus sistemas de proteção à informação.

No decorrer deste artigo falaremos sobre o que é segurança da informação, os tipos, os conceitos básicos, sua importância e os 6 pilares da segurança da informação.

Segurança da informação

Muito se fala em segurança da informação e como é essencial que essas informações sejam mantidas intactas nas empresas, e longe dos hackers.

Porém, antes de mais nada, precisamos saber o que é segurança da informação. Você sabe?

O que é segurança da informação

Segurança da informação nada mais é que uma maneira de proteger informações, sejam pessoais ou das empresas. São medidas tomadas para evitar que as informações não caiam em mãos erradas.

Conceitos básicos de segurança da informação

Vimos acima que a segurança da informação está relacionada à proteção de dados, com o intuito de preservar o valor que possuem para uma organização ou indivíduo. Agora vamos falar sobre os conceitos básicos da segurança da informação.

A segurança da informação possui três atributos imutáveis e imprescindíveis para sua caracterização, são elas: confidencialidade, integridade e disponibilidade.  

Confidencialidade: limita o acesso à informação aos devidos responsáveis.

Integridade: garante que a informação não tenha sido manipulada e mantém todas as características originais estabelecidas pelo usuário. 

Disponibilidade: permite que a informação esteja sempre disponível para o uso. Todavia é necessário que a pessoa requerente seja autorizada.

Esses atributos, orientam a análise, o planejamento e a implementação da segurança para um determinado grupo de informações que se deseja proteger. 

Tipos de segurança da informação

Com a constante evolução da tecnologia, a todo o momento surgem novas ameaças cibernéticas.

Saber os diferentes tipos de segurança da informação e identificar a melhor opção para proteger a sua empresa é a melhor maneira de se prevenir contra ataques.

Os pontos de controle são todos os meios pelos quais a segurança da informação pode ser  ameaçada.

Os equipamentos de informática, os softwares, as redes lógicas e as pessoas são alguns desses pontos de controle que devem ser monitorados a todo momento.

Confira alguns dos principais tipos de segurança da informação:

Agentes de Segurança do Acesso à Nuvem: fazem o controle restrito do uso das informações de forma segura e de acordo com os diferentes tipos de serviço em nuvens nos mais variados servidores.

Segurança Física e Segurança Lógica: a segurança física leva em consideração ameaças como desabamentos, relâmpagos, incêndios, acesso indevido de terceiros, entre outros. Enquanto a segurança lógica preocupa-se com condições como vírus, acessos remotos, backups desatualizados, etc.

Certificado Digital: tem o objetivo de oferecer condições de maior segurança às comunicações e transações eletrônicas, facilitando a autenticidade e integridade das informações que circulam no ambiente digital.

Controle de Acesso: conjunto de processos e medidas que visa à proteção das informações como dados, programas e sistemas contra possíveis tentativas de ataques cibernéticos.

Filtros Antispam: os filtros AntiSpam têm a função de filtrar e gerenciar a caixa de email através de listas negras, listas brancas e quarentena. O objetivo é evitar que possíveis malwares e vírus como cavalo de tróia invadam o sistema.

Microssegmentação: em possíveis ataques cibernéticos a microssegmentação evita que os invasores (hackers) possam se mover livremente e acessem outros sistemas antes que possam ser identificados.

Dessa forma uma segmentação do tráfego (microssegmentação) é criada nas redes corporativas, identificando com maior agilidade possíveis ataques.

Criptografia: provavelmente a criptografia é um dos tipos de segurança da informação de maior importância e mais usada. Porque ela tem a função de transformar uma informação legível para algo indecifrável, criptografado.

É uma das ferramentas automatizadas de maior importância para segurança da rede e das comunicações.

6 pilares da segurança da informação

A segurança da informação possui pilares importantes tanto para seu reconhecimento, quanto sua aplicação em uma empresa.

São camadas importantes demais para serem desprezadas caso seu intuito seja aumentar a proteção a todos os dados que sua empresa possui. 

Confira abaixo os 6 pilares da segurança da informação:

Arquitetura: o planejamento e a forma que uma arquitetura de um sistema é construída é essencial para garantir que um sistema não gere gargalos ou brechas que possam ser atingidas por ameaças cibernéticas.

Portanto, é necessário planejar e estruturar cuidadosamente quais informações e recursos estarão no ambiente corporativo e quais medidas e rotinas de proteção irão monitorar a arquitetura. 

Design: para ter uma infraestrutura totalmente segura é preciso levar em consideração o design geral da solução.

O sistema precisa ser projetado como um todo, incluindo cada um dos componentes que devem ser protegidos individualmente.

Assim, cada elemento, servidores, rede, switches e componentes de comunicação, entre outros, terá sua segurança específica. 

Operações: todos os tipos de operações realizadas, seja configurar algum serviço, registrar um usuário, ou qualquer outra operação, precisa interagir com o sistema. Por isso, é necessário que todas as operações sejam realizadas com segurança.

A área de TI deve desenvolver boas práticas de proteção, que estabeleçam a melhor forma de agir em todas as situações e que devem ser adotadas por todos os usuários com acesso ao sistema corporativo. 

Gerenciamento de riscos: as empresas têm demandas e exigências diferentes de proteção, que podem variar de acordo com sua área de atuação, tamanho e nível de criticidade de seus dados.

Além disso, cada setor da organização tem suas vulnerabilidades e está exposto a riscos específicos. Portanto, é preciso traçar um panorama geral de todos eles e criar rotinas para sua gestão que sejam capazes de atender todos os ambientes.

Computação na Nuvem: a Cloud é um dos principais pilares da segurança da informação e grande aliada para garantir a proteção, devido a sua arquitetura e design de soluções.

Ela conta com diversos recursos de segurança e suas configurações ficam por conta do provedor, portanto a exposição a riscos é menor.

Infraestrutura robusta: a segurança reforçada do ambiente depende de uma infraestrutura robusta. Por isso é necessário investir em operações e práticas seguras, estratégias de proteção inovadoras e uma boa gestão de riscos.

Conclusão

A segurança da informação é importantíssima para as empresas e para ser implementada no dia a dia corporativo é necessário entender como funciona, seus conceitos, os tipos e também os 6 pilares que a sustentam. 

Segurança nos negócios é um investimento. A menos que documentos sigilosos, contratos e dados corporativos não sejam tão valiosos assim para as empresas. E claro que não é o caso.  

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5 apps para trabalhar com arquivos PDF

Na correria do dia a dia corporativo é muito comum termos que lidar com arquivos digitais em formato PDF e diversas vezes estamos fora do escritório.

Nessas situações, o smartphone se torna aliado e nele podemos realizar algumas funções do trabalho.

Por isso, resolvemos destacar 5 apps para trabalhar com PDF enquanto você não está em sua mesa do escritório.

Adobe Acrobat DC

O Adobe Acrobat DC é um aplicativo altamente funcional e por isso é  muito utilizado. É um app leve, com muitas funcionalidades para quem gosta e/ou precisa anotar lembretes, corrigir textos, adicionar comentários e até assinar documentos. Um recurso formidável para o mundo corporativo.  

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CamScanner

Este app é ótimo! Na falta de um scanner profissional, o CamScanner permite que você digitalize as páginas que deseja e as transforme em PDF sem o auxílio de um computador. Poupando um tempo considerável em sua execução.

Após a digitalização, o usuário pode fazer edições nos arquivos, inserir seu logo, marca d’água ou assinatura pelo próprio aplicativo.

Além da economia de tempo, com o CamScanner também é possível organizar seus documentos digitalizados em pastas. Muito simples e eficiente.

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Keeva

O Keeva é um Gerenciador Eletrônico de Documentos – GED – que conta com tecnologia de ponta para realizar diversas funções essenciais para quem precisa de organização, melhorar a produtividade e criar processo de trabalho eficiente (workflow).

As funcionalidades do Keeva vão te surpreender, confira.

Busca e sistema OCR

O Keeva conta com busca apurada e sistema OCR para identificação dos seus documentos com mais precisão.

Organização

Chega de criar pastas! No Keeva é possível identificar seus documentos através de índices, evitando duplicação de pastas e arquivos.

Captura de documentos

Você pode enviar todos os seus documentos para o Keeva, afinal ele é um GED que faz armazenamento em cloud. É possível criar arquivos em PDF também.

Processo de trabalho otimizado

O sistema de workflow do Keeva é muito prático, dinâmico e otimiza os processos de trabalho. O administrador pode criar hierarquias e permitir o que cada funcionário tenha acesso.

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Foxit PDF Reader

Outro app muito conhecido. Inicialmente, o Foxit era um software para computadores, tanto Windows quanto MAC, mas hoje em dia temos o “mundo” nos smartphones, desenvolveram também o aplicativo.

O Foxit permite você trabalhar com documentos em formato PDF e FDF, além da conversão de arquivos em PDF, preservando sua diagramação de texto original.

Possui interface simples e pode ser sincronizado com sua conta do Dropbox.

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PDF Viewer 8

O PDF Viewer 8 é um app muito leve, simples e eficiente para leitura de PDF. Pode ser utilizado como leitor digital, sem ocupar muito espaço na memória do seu smartphone.

No PDF Viewer 8, você pode escolher o modo de visualização em página única ou rolagem contínua, como vemos normalmente (scroll). Não possui muitas opções de edição, mas vale a pena conferir.

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Organização e administração de documentos

O fluxo documental de uma empresa é uma preocupação. Mas nada que não tenha solução eficiente. Pelo contrário.

Com a evolução da tecnologia, surgiram métodos de arquivamento para uma gestão documental organizada e eficiente.

Neste artigo vamos falar sobre digitalização e gestão documental, métodos e classificação de arquivos e a utilização do GED como parte importante deste processo.

Organização e administração de documentos

A organização e administração de arquivos é uma rotina empresarial que visa automatizar processos de trabalho e deixá-los mais rápidos e eficientes.

Há diversas maneiras para trabalhar a gestão documental, mas vamos lhe mostrar uma forma que é simples e de fácil implementação.

Classificação de documentos

Antes de mais nada, assim que os documentos físicos forem selecionados e separados (por departamento, por exemplo), é necessário classificá-los para que esses documentos não se misturem e se desorganizem.

Os documentos podem ser classificados de acordo com os setores da empresa (jurídico, marketing, recursos humanos), espécie (ata, contrato, decreto, nota oficial), gênero (de origem física como o papel, digital, microfilme, microficha, CD/DVD), entre outros.

O importante é separá-los de maneira que sejam relevantes e não se percam as informações no processo e organização.

Métodos de arquivamento

Os métodos de arquivamento desses documentos é outra fase da organização e administração de documentos, e também, importantíssima.  

É possível arquivar os documentos de acordo a necessidade da empresa, mas se destacam os mais comuns e simples de realizar. São os métodos de arquivamento alfanumérico, alfabético, numérico, geográfico, (procedência), assuntos, cronológicos e muitos outros.

Utilizando esses métodos é possível tornar uma empresa muito organizada e pronta para a próxima fase do processo: a digitalização de documentos.

Digitalização de documentos

A digitalização é parte importantíssima para a organização e administração da massa documenta.

É a partir da digitalização de documentos que começa a utilização da tecnologia a favor da melhoria das atividades do processo de gestão documental nas corporações.

A transformação de um documento físico em digital por meio de um scanner profissional é o início de um processo de organização de documentos que pode é com certeza, a solução que muitas empresas buscam.

As vantagens da digitalização de documentos são muitas, mas podemos destacar algumas, como a redução de tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos, redução de perda de documentos, compartilhamento dos documentos entre funcionários, clientes e fornecedores da empresa e limitar o acesso aos usuários de acordo com as necessidades de trabalho.

Quando um documento é digitalizado, ele precisa ser armazenado e você pode usar o GED, pastas e o Keeva, um GED diferente. Mais à frente explicaremos a diferença entre eles.

Armazenamento de documentos

Estamos quase no final do processo de organização e administração de documentos, mas para isso falta explicar sobre a forma de armazenamento destes documentos.

Os métodos para armazenamento de documentos são, como falamos anteriormente, em GED, pastas separadas e o Keeva. Vamos a eles.

Pastas separadas

Mesmo com a ascensão do GED, o armazenamento em pastas separadas é muito utilizado no meio corporativo.

Toda a organização realizada anteriormente terá que ser mantida, pois após a digitalização, as pastas que forem criadas devem ser iguais ao modo que os documentos foram classificados e o método para armazená-los.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED – vem ganhando muito destaque ultimamente, pela facilidade que proporciona não só às empresas, como também às pessoas físicas que o utilizam no dia a dia.

No GED, o usuário tem a disposição toda a estrutura do software para utilizar, somente pagando ou não o plano que contratou e utilizando a internet. Sem utilizar o(s) servidor(es) disponíveis na empresa ou HD do dispositivo (desktop ou notebook) pessoal.

Mas as vantagens são enormes com o GED:

  • Busca fácil e ágil;
  • Conservação dos documentos;
  • Segurança;
  • Captura de documentos apurada;
  • Ordem;
  • Pesquisa correta e prática.

Keeva

O Keeva é um GED, mas um gerenciador de documentos diferente. Por que? Porque seu armazenamento é em nuvem.

Além de possuir proteção extra para backups de segurança, o Keeva também permite ao usuário acessar sua conta em qualquer lugar que possua internet.

A busca de documentos é brilhante! Utilizando a tecnologia OCR é muito mais fácil identificar os documentos armazenados no sistema.

Conclusão

Perceberam que todas essas fases precisam ser, de fato, feitas com cuidado e atenção? Caso alguma delas seja feita de qualquer forma, comprometerá todo o processo, e a organização que é o objetivo final se perderá.  

Portanto, para que seja feita uma organização e administração de documentos eficiente, é necessário realizar algumas premissas, como classificar os documentos, definir o método de arquivamento, digitalizar os documentos e armazená-los de acordo com a necessidade da empresa.

digitalizar-livros

Saiba como digitalizar livros com qualidade

Que a digitalização de documentos já se tornou essencial para diversas áreas profissionais nós já sabemos. Mas neste artigo trataremos de um tipo específico de digitalização, a digitalização de livros. 

Vamos entender como essa prática pode ser útil para universidades, escolas e bibliotecas, por exemplo, possibilitando a conservação de seus acervos e facilitando o acesso para os  leitores. Vamos conhecer também outras vantagens e descobrir a melhor maneira de escanear livros.

Vantagens da digitalização de livros 

  • Manter uma cópia do livro, para que não se perca caso a obra física seja danificada pelo tempo ou outros fatores; 
  • Ter acesso à informação contida no livro em qualquer lugar, por acesso remoto;
  • Economia com espaço de armazenamento; 
  • Ter a versão eletrônica de obras difíceis de encontrar no comércio de livros digitais, como livros acadêmicos ou edições mais antigas, por exemplo. 

O scanner ideal para digitalizar livros

Para começar, precisamos considerar que a digitalização de livros é uma tarefa bem simples, porém um tanto demorada. Portanto, talvez valha a pena investir em um scanner profissional, com desempenho superior, que garanta mais qualidade e um pouco mais de agilidade para este processo.

A maioria dos profissionais preferem scanners que digitalizam em 600 dpi. Com esta qualidade as imagens são bem mais nítidas e as falhas de reconhecimento de caracteres nos softwares de OCR são bem menores.  

Entre os diversos scanners profissionais disponíveis no mercado, o tipo de scanner que entrega resultado com mais qualidade e exige menos esforço quando se trata de digitalização de livros é o Scanner Planetário.

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O scanner ScanSnap SV600 é uma ótima opção para digitalizar diversos tipos de documentos.

O scanner planetário gera imagens bem precisas, mas seu diferencial é a flexibilidade. Ele dispensa a necessidade de desmontar o livro no processo de digitalização. Inclusive, ele foi projetado para digitalizar documentos de diversas espessuras e dimensões. 

Documentos encadernados, livros, fotos, papéis grampeados, cadernos, jornais, documentos de tamanho A3, cartões de visita, materiais frágeis e objetos com até 3 cm de espessura, todos estes itens podem ser facilmente escaneados com um scanner planetário de qualidade.

Isso porque este tipo de scanner realiza a digitalização sem tocar a superfície do documento original. Basta posicionar o documento sobre sua mesa, dentro do perímetro de captação da imagem.

É um instrumento eficaz para preservar documentos raros ou importantes demais para serem constantemente manuseados. Por tal motivo é também bastante usado por historiadores.

Formatos de saída para digitalização de livros

Depois deste processo você deverá definir o melhor formato para o seu livro agora digitalizado. Você pode escolher entre jpeg, Tiff, PDF, entre outros. Alguns scanners permitem que você já escolha o formato de saída antes de iniciar a digitalização. Mas, se necessário, você também pode utilizar plataformas de conversão como o IlovePDF para adaptar às imagens ao formato desejado.

Por fim, basta revisar, editar (se for o caso), ordenar e unir as imagens para concluir a montagem do seu livro digital.

A digitalização intuitiva com o iX1500

A digitalização intuitiva chegou! Conheça o iX1500

A Fujitsu segue inovando no mercado de scanners profissionais. A digitalização intuitiva é a novidade da linha ScanSnap com o iX1500.

Mas o que significa digitalização intuitiva? O IX-1500 vem com perfis pré configurados, algumas ações poderão ser realizadas com um toque pelo usuário.

Características

Ao longo deste artigo, descreveremos as principais novidades deste scanner e suas principais funções.

O scanner iX1500 possui processamento interno, que permite sua inicialização em segundos, agilizando todo o processo de digitalização de documentos. Vamos citar algumas características técnicas do iX1500

  • Velocidade de 30 páginas por minuto;
  • Alimentador de 50 folhas;
  • Ciclo diário de 3.000 folhas;
  • Digitaliza em modo duplex (frente e verso) contínuo.

Perfis pré-configurados

É uma novidade disponível no ScanSnap iX1500. O perfil pré-configurado permite personalizar o fluxo de trabalho para cada usuário, com até quatro conectados simultaneamente.

Portanto, tarefas do dia a dia, como classificar, salvar, organizar e conectar dados digitalizados com outros aplicativos, são realizadas da maneira mais confortável.

Os perfis pré-configurados também facilitam a vida dos usuários iniciantes, que podem realizar operações básicas como instalar e configurar o Wi-Fi, verificar status de digitalização e escolher destinos de armazenamento.

Todas essas operações são facilitadas a partir de uma tela de 4,3 polegadas sensível ao toque.

Processador interno

O iX1500 possui processamento interno. Isso quer dizer que, mesmo que o computador não tenha a configuração mínima necessária, anda assim o scanner operará naturalmente.

Além disso, esse processador faz com que o scanner inicialize em segundos. Isso é um diferencial quando se trata de scanners profissionais.

Acessibilidade

Segundo Yasunori Miyauchi, presidente da unidade de negócios de documentos e imagens da Fujitsu, a empresa pretende tornar os scanners cada vez mais presentes na rotina das pessoas e o novo iX1500 permite isso.

O iX1500 possui design sofisticado e ergonômico e pode ser utilizado tanto no ambiente de trabalho como em residências.

É possível salvar informações no destino apropriado ao compartilhar o scanner entre vários usuários.

Versátil

O iX1500 é muito versátil, pois digitaliza facilmente cartões de plástico e recibos com a utilização do guia (mais uma novidade) que acompanha o produto, além de oferecer a opção de digitalização manual para envelopes, folhas dobradas e outros documentos não convencionais.

Funcionalidades

Para facilitar a vida do usuário e das empresas, o iX1500 possui notificação de presença de poeira e elimina as linhas indesejáveis na imagem no ato da digitalização, evitando retrabalho e aumentando a produtividade.

O scanner profissional ainda possui Wi-Fi integrado, podendo ser conectado a um computador, tablet ou smartphone por meio de roteador ou com o modo de conexão direta, funcionando como ponto de acesso.

Software

A Fujitsu não se preocupou somente com a parte física (hardware) do iX1500, mas também com sua parte lógica e o novo software ScanSnap Home foi desenvolvido pensando na comodidade dos usuários.

Inclusive, esse novo software também é compatível com modelos mais antigos da Fujitsu, como: iX500, iX100, S1300i, S1100i e o SV600.

Com este novo software as funções do ScanSnap são combinadas em uma única aplicação facilitando e melhorando o gerenciamento, edição e utilização de vários tipos de papel e documentos.

O ScanSnap Home oferece também excelentes funções para organizar e pesquisar dados, permitindo a criação de pastas, tags e palavras-chave, acelerando o processo de busca das informações.

Conclusão

Ao longo deste artigo pudemos ver que o iX1500 possui características e funcionalidades que podem mudar a produtividade das corporações.

Depender cada vez menos de um computador para realizar suas funções mais básicas, faz do iX1500 um scanner muito especial.

Claro, todas as suas funcionalidades, design compacto e ergonômico e por ser muito intuitivo são primordiais para que o scanner se torne um sucesso entre as empresas e até para uso pessoal.

Caso se interesse em fazer o download do catálogo do produto, clique aqui.

8 apps para otimizar seu tempo no trabalho

Hoje em dia muito se fala em otimização de tempo e em como podemos ter uma vida profissional e pessoal equilibradas. Hoje passamos mais tempo no trabalho que em casa. O brasileiro trabalha, em média, 44 horas semanais, que são quase 9 horas por dia, sem contar o deslocamento quando volta para casa.

Mesmo com muitas empresas flexibilizando os horários de trabalho e permitindo o home office, ainda são poucas comparadas às que não fazem.

Otimizar significa tornar ótimo, é extrair o melhor rendimento possível em qualquer área de atividade. Para isso é necessário estar atento para empregar técnicas e selecionar as melhores alternativas a fim de atingir um objetivo.

A gestão de tempo feita de maneira inteligente e eficaz é essencial para se levar uma vida produtiva e mais feliz — afinal, sobra mais tempo para você se dedicar a atividades que não estejam relacionadas ao trabalho.

Pensando na rotina pesada desses profissionais, listamos 8 apps para otimizar seu tempo no trabalho.

8 apps para otimizar seu tempo no trabalho

O desenvolvimento da tecnologia vem ajudando o ser humano a intensificar e diversificar sua capacidade profissional. Inclusive, o uso da tecnologia no meio corporativo pode, tanto atrapalhar, como ajudar. Exemplo, redes sociais: quando chega uma notificação, é difícil deixar para lá. Somos curiosos e acabamos perdendo minutos preciosos dessa forma.

Dentro do escritório é muito fácil ficar atolado nas tarefas. Isto acontece quando você deixa de gerenciar o seu tempo de maneira organizada. A sensação é de que as tarefas não têm fim, aumentando o seu estresse e diminuindo o tempo que você passaria ao lado dos seus familiares e amigos.

Aí é que os aplicativos entram para auxiliar o profissional, não somente a focar no trabalho, mas também para facilitar e descomplicar sua vida e diminuir o tempo dedicado àquela tarefa.

Evernote

Evernote é um aplicativo muito utilizado no mundo todo. Nele você cria notas, lembretes, faz anotações rápidas e para quem passa o dia trabalhando com informação e precisa catalogá-las de uma maneira mais eficiente, é a solução ideal.

Evernote – Android

Evernote – IOS

Wunderlist

O app Wunderlist, possui diversas funcionalidades, uma delas é a criação de listas detalhadas e bem específicas. É possível estabelecer pequenos afazeres, como por exemplo, verificar o seu email profissional, até ações relevantes na sua empresa como marcar uma reunião com toda a equipe.

Interface do Wunderlist.
Foto: Interface do Wunderlist

Wunderlist – Android

Wunderlist – IOS

Anydo

Este gerenciador de tarefas é ideal para os profissionais que preferem concentrar toda as suas demandas em um só lugar. O AnyDo é um aplicativo de administração de tempo que faz com que o seu usuário possa ordenar todas as suas pendências profissionais em um único local.

A grande vantagem deste aplicativo se encontra na sua sincronização dos afazeres até quando o dispositivo está offline, permitindo compartilhar atividades com outros usuários e inserir comentários nas notas relacionadas, além de possibilitar o compartilhamento de vídeos e documentos em PDF.

O Anydo é um ótimo gerenciador de tarefas.
Foto: Se organize com Anydo, uma ferramenta simples e de fácil utilização.

Anydo – Android

Anydo – IOS

Neotriad

O objetivo principal do Neotriad é possibilitar um entendimento completo do seu tempo com alcance para todos os seus afazeres do seu dia a dia profissional.

O Neotriad permite enumerar todas as suas pendências para o dia e calcular um tempo apropriado para a execução de cada uma.

Além do controle de sua agenda profissional, este aplicativo também possui uma área para organizar, não apenas a sua produtividade no trabalho, mas também o desempenho de todos os colaboradores que estão sob sua liderança.

Neotriad

Inbox by Gmail

Inbox é uma ferramenta desenvolvida pela Google, além disso é uma caixa de entrada inteligente para o seu e-mail. A Inbox vai transformar a sua caixa de entrada de e-mail em um espaço muito simples para organizar e visualizar a demanda que você tem no dia.

O agrupamento de e-mails por tema ou remetente é fácil e em cada e-mail, antes mesmo de abrir, existe uma lista de comandos que permitem adiar a tarefa, emitir alertas com lembretes ou mesmo fixar no topo da caixa de entrada.

Inbox – Android

Inbox – IOS

HabitBull

Se você quer monitorar melhor os seus hábitos, saber o que tem tomado mais o seu tempo e identificar aquelas manias difíceis de abandonar, o HabitBull é o aplicativo ideal para isso.

Além disso, é possível avaliar todas as suas tarefas através de gráficos, números e estatísticas. Você vai se sentir muito bem instruído e seguro para promover mudanças na sua administração de tempo a partir da utilização do aplicativo.

Habitbull – Android

Trello

O Trello é um gerenciador de tarefas bastante conhecido e utilizado por profissionais e também empresas ao redor do mundo. Com uma interface de fácil utilização, oferece ao usuário a possibilidade de criar quadros e cartões para dividir e manter bem organizadas, as atividades que precisam ser executadas.

Nestes cartões, é possível incluir a descrição das tarefas e, caso outros funcionários de outra equipe (exemplo) precisem executar determinadas tarefas, é possível convidá-los e torná-los responsáveis por sua realização.

Funcionamento do Trello na plataforma Android

Trello – Android

Trello – IOS

Stay Focused

Às vezes é difícil se manter focado e parar de verificar suas redes sociais, principalmente quando surge uma notificação, não é?

O Stay Focused é o aplicativo certo para você ficar focado no trabalho, como o próprio nome já diz. Com ele, é possível bloquear momentaneamente aplicativos como o Facebook, Instagram, Twitter para focar a sua atenção no trabalho.

Stay Focused – Android

Stay Focused – IOS

Conclusão

Todos os profissionais anseiam por ficar mais tempo com as famílias, amigos e também descansar. Porém, mesmo que a tecnologia tenha evoluído na criação de entretenimento e redes sociais, foi necessária a criação de ferramentas para otimização de processos e tempo.

Esta lista com oito aplicativos, que também podem ser usados em computadores, apresenta ótimos meios para o profissional se manter focado em suas principais tarefas e, para que ele possa utilizar seu tempo em lazer ou como bem quiser posteriormente.

O que os scanners Fujitsu têm de especial?

Antes de mais nada, seja bem vindo! A Shop Scan criou um blog para que você tenha acesso à muita informação sobre seus nossos produtos, dicas, além de informações sobre o que acontece no universo da digitalização de documentos.

Os posts no blog serão periódicos e trará conteúdos relevantes para você e seu negócio, a fim de colaborar com o crescimento de ambos. É assim que a Shop Scan vai atuar, como um verdadeiro parceiro.

Especialidade da casa

Vamos ao que interessa: o que os scanners Fujitsu têm de especial? É uma pergunta fácil de responder. A Fujitsu está sempre procurando por inovações e como levar melhorias para todos.

Quando alguém adquire um scanner Fujitsu, sabe que está recebendo um scanner de alta tecnologia, velocidade surpreendente, alta qualidade de digitalização, além de fácil integração com o computador e compatibilidade com aplicativos de documentos em imagens.

Líder de mercado

Em virtude da busca por melhorias, de tentar sempre o novo, a Fujitsu se consolidou como líder de mercado no ramo de documentos em imagens. Apresentando soluções de digitalização modernas e intuitivas para grupos de trabalho, departamentos e produção.

Além de todas essas qualidades, a Fujitsu trabalha em cima de cada necessidade e demanda de trabalho. Portanto os scanners profissionais foram segmentados em: Série Fi, ScanSnap e SP Series. Cada um com sua particularidade.

Conclusão

A Fujitsu se esforça para proporcionar o que há de melhor para seus clientes e possíveis clientes, a recompensa é: manter-se na liderança de um mercado ávido por novidades e soluções tecnológicas de ponta.

Não diferente da Fujitsu, o blog da Shop Scan chega para trazer a melhor informação para você, leitor. Informações preciosas sobre os scanners, novidades e tudo que possa melhorar a sua performance no trabalho e a performance de seu negócio.