Digitalização em cartórios: como otimizar?

Você administra ou trabalha em cartório e gostaria de descobrir novos métodos para melhorar sua rotina de gestão dos documentos? Entenda um pouco mais sobre digitalização em cartórios, e veja algumas técnicas que podem otimizá-la! 

Digitalização em cartórios é lei

É fato que os documentos gerados em cartório são de extrema importância para diversos procedimentos legais. Portanto, são regidos por medidas de segurança que visam garantir sua devida conservação. 

É por isso que a digitalização em cartórios e tabeliães é a recomendação n°9 feita pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça). Ela visa proteger documentos e evitar a necessidade de restauração de livros devido a danos gerados por causas naturais ou criminais.

Outras exigências feitas pela recomendação n°9 do CNJ são: a atualização periódica do arquivo de segurança (que não deve ultrapassar um mês); o backup de todos os arquivos; a digitalização de livros de protestos, podendo abranger os escriturados a partir de 1995; a formação de arquivos de segurança dos livros de notas escriturados a partir de 1980. 

A importância da digitalização em cartórios

Além da obrigatoriedade legal, a digitalização em cartórios é essencial para a satisfação e segurança da comunidade. 

Afinal, cartórios fazem parte da vida de qualquer cidadão. São responsáveis por assegurar seus bens, documentar seus direitos e validar sua identidade. 

E por exercer tamanha importância na vida dos cidadãos, os serviços de cartório precisam ser eficientes, seguros e, de preferência, rápidos. Afinal, todos gostam de resolver questões burocráticas com facilidade, não é mesmo? E nestes aspectos a digitalização pode ajudar. 

Como otimizar o processo de digitalização em cartório

Como vimos acima, a digitalização é capaz de agregar algumas vantagens aos serviços de cartório, como eficiência, segurança e agilidade. Mas para que tais resultados possam ser alcançados, todo o processo de digitalização deve ser devidamente otimizado. 

E como é possível otimizar a digitalização em cartórios? Entre algumas possibilidades podemos citar dois dos principais fatores que influenciam tanto durante, quanto depois da digitalização em si: a escolha do equipamento adequado e o uso de um bom sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED. 

As vantagens de um scanner profissional 

A demanda de digitalização de documentos em um cartório é extremamente alta. Consequentemente, se são utilizados equipamentos com capacidade de digitalização  incompatível, eles certamente não darão conta. E podem até mesmo ser danificados, impedindo que o cartório obtenha todas as vantagens que um processo de digitalização eficaz propicia. 

Portanto, na hora de escolher um scanner profissional para o processo de digitalização de seu cartório, verifique a capacidade média de digitalização diária. E, para garantir um bom fluxo de produtividade, avalie também a velocidade de digitalização do scanner, que é medida em folhas por minuto (PPM pages per minute em inglês).

Outra questão a se considerar é a de que cartórios lidam constantemente com documentos frágeis, como certidões antigas e livros de registro, por exemplo. Digitalizar tais documentos em um scanner comum pode ser perigoso, pois a pressão da máquina pode causar danos irreversíveis aos documentos. 

Por tal motivo é interessante providenciar um scanner específico para este tipo de arquivo. Um scanner planetário, que digitaliza cada folha de forma estática, sem nenhuma forma de tracionamento mecânico do documento.

Além de preservar o documento em questão, este tipo de scanner garante um alcance mais amplo ao escanear livros. A lombada provocada nas páginas, quando os livros estão abertos, não interferem na captura da imagem, garantindo mais qualidade para o arquivo digitalizado. 

As vantagens oferecidas pelo Gerenciamento Eletrônico de documentos – GED

Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED oferece diversas vantagens: a possibilidade de encontrar documentos com mais rapidez, facilidade e assertividade; e as medidas de proteção e segurança para os documentos arquivados no sistema. 

Em relação às buscas, com o sistema de identificação por índices de um GED como o Keeva, por exemplo, fica muito mais simples encontrar qualquer documento. Não é preciso se preocupar com “onde” está armazenado o documento, basta saber qual é a informação que se precisa, que o sistema a encontra de maneira muito ágil e precisa.

E sobre as questões de proteção e segurança, podemos citar as vantagens de um servidor na nuvem, com camada dupla de proteção, criptografia de dados e replicação geográfica. Você pode saber um pouco mais sobre cada uma delas no artigo Servidor de arquivos na nuvem: 4 vantagens para sua empresa. Além, é claro, das regras de permissionamento que garantem privacidade para documentos confidenciais. Elas definem “quem pode ver” e “o que fazer” com a informação contida  em cada tipo de documento. 

Como visto, digitalizar os documentos significa agregar valor aos serviços prestados pelo cartório garantindo a segurança necessária às informações.

Achou útil essas dicas de como otimizar a digitalização em cartórios? Compartilhe com seus colegas de profissão e comente aqui quais outras técnicas de gestão que tem funcionado para você!