dicas digitalizar documentos em pdf

Dicas para digitalizar documentos em PDF

A digitalização de documentos é uma ação frequente em muitas empresas e o formato de arquivo de saída mais utilizado é o PDF. Mas como é feita a digitalização de documentos? Tem como digitalizar o documento já em formato PDF?

Neste artigo, vamos esclarecer algumas dúvidas pertinentes à digitalização de documentos e, também, daremos algumas dicas para digitalizar arquivos em PDF corretamente. Confira!

O que é digitalizar um documento

Basicamente, é transformar um documento impresso, em mídia digital, utilizando um scanner profissional.

Digitalizar documentos pode se tornar uma tarefa mais fácil e produtiva com o uso de um scanner profissional, que possibilita, dependendo do modelo do scanner, digitalizar 20, 30, 40 e até mais folhas por minuto.

Com scanners profissionais, é possível digitalizar documentos de diferentes gramaturas, desde folhas A3 e A4 até cartões plásticos. Para livros existem modelos próprios.

Leia: A digitalização intuitiva chegou! Conheça o iX 1500

Vantagens da digitalização de documentos

  • Redução do tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos;
  • Redução de perda de documentos;
  • Compartilhamento das informações contidas nos documentos;
  • Acesso às informações de acordo com as necessidades funcionais de cada colaborador.

Arquivos em PDF por que usá-los?

Antes de tudo, o que é PDF? Em inglês, quer dizer “Portable Document Format” e a sua tradução para o português: “Documento em formato portátil”. Os arquivos em PDF são muito utilizados e as vantagens de salvar um arquivo em PDF são muitas, confira:

Segurança: um dos maiores motivos pelos quais as empresas utilizam o formato PDF é por ser confiável e seguro. A Adobe desenvolveu um sistema de senhas nos arquivos PDF que permite a visualização e a edição apenas com a devida permissão. Embora haja versões gratuitas e pagas, vai do interesse e necessidade da empresa.

A segurança do formato fez com que cada vez mais empresas utilizassem o PDF para encaminhar até boletos eletrônicos, por exemplo.

Os profissionais de Design Gráfico utilizam arquivos PDF para aumentar a segurança entre profissionais e empresas contratantes, principalmente quando enviam peças gráficas isso para evitar a edição desses arquivos e assim garantir a autoria.

Padronização: principalmente para quem usa o PDF de forma profissional, a padronização do formato é uma forma de diminuir as chances de erro. Cada setor de uma empresa atende a um padrão, por exemplo: os designers utilizam o formato PDF/X para impressão de peças gráficas e a engenharia utiliza o PDF/E, que permite à troca interativa de documentos.

Compatibilidade: um dos objetivos da criação do PDF está relacionado com a possibilidade de acessar arquivos em qualquer computador. Com um software – Adobe Acrobat – leitor de PDF, esse objetivo é atendido, apesar de existirem outros softwares capazes. Ainda há outros softwares que são muito utilizados para a leitura de PDF, mais abaixo falaremos deles.

Tanto nos computadores pessoais como nos tablets, nos smartphones e nos e-readers, o PDF funciona de forma leve e prática, sendo a opção de muitas editoras para o formato dos e-books.

Preenchimento de formulários: a Adobe lançou uma atualização – na versão paga – que permite o preenchimento de formulários no próprio programa ou aplicativo, dependendo de onde você está acessando. Para empresas é um modo de agilizar qualquer formalidade, uma vez que não é necessário imprimir, preencher e digitalizar mais uma vez o documento. Além disso, é possível contribuir com o meio ambiente, economizando papel.

Leia: Organização e administração de documentos

PDF/A

O PDF/A é um formato criado pela Adobe que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Não perdendo a sua formatação. É um formato de arquivo muito utilizado por profissionais de advocacia.

Portanto, o PDF/A é, na verdade, um subconjunto do formato PDF que é obtido excluindo as características dispensáveis para o arquivamento de longo prazo. O documento será reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado.

Dúvidas frequentes

Digitalização colorida: é possível digitalizar em formato PDF, documentos coloridos? Sim!

Digitalizar e salvar em PDF: se sua dúvida é se é possível digitalizar e salvar em PDF, a resposta é: sim, com um scanner profissional é possível digitalizar e salvar em formato PDF.

Leia: Saiba como digitalizar livros com qualidade

Dicas para digitalizar de documentos em PDF

Que tal algumas dicas para digitalizar documentos em PDF de maneira assertiva e com qualidade? Confira abaixo:


Scanners profissionais de qualidade: a utilização de scanners profissionais é uma premissa para digitalizar documentos com rapidez e qualidade. Portanto, considere a demanda de trabalho e qual scanner profissional pode atender à sua corporação.

Software para leitura de arquivo em PDF: existem alguns softwares que você pode utilizar tanto para ler um arquivo em PDF, quanto para gerar arquivos em pdf a partir de arquivos de outros tipos: .doc; .xls; .ppt; .jpeg, etc. Confira alguns:

Utilização de GED: atualmente, as empresas produzem grande quantidade de documentos, como contratos, recibos, relatórios e etc.

Como falamos mais acima, as corporações padronizam seus documentos e, preferencialmente, o fazem utilizando o formato PDF. Mas em que o GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos – pode ajudar nesse sentido?

Simples, o GED é uma boa dica para a gestão de documentos já digitalizados, em formato PDF ou não, e é um sistema que permite flexibilidade aos usuários acessarem os documentos de maneira segura e ágil. Contudo, o Keeva é uma ótima opção de GED, confira!

Leia: 5 apps para trabalhar com arquivos PDF

caixa de email organizada dia mais produtivo

Caixa de email organizada e seu dia mais produtivo

É normal chegar no trabalho, ligar o computador e logo ver as notificações de emails não lidos, que chegaram na noite anterior. Às vezes, são tantas notificações que deixamos para ler depois, ou fazemos uma leitura rápida para ver se tem algum email urgente e pronto. Nossa produtividade diária pode ficar comprometida, veremos o porquê mais abaixo neste artigo.

Leia também: 8 apps para otimizar seu tempo no trabalho

Organize sua caixa de entrada

Monitorar e gerenciar a caixa de entrada do email é uma tarefa essencial para otimizar a rotina de trabalho. No entanto, como recebemos diversas e variadas mensagens diariamente, fica difícil gerir nosso tempo e conciliar todas as nossas atribuições. Porém, há algumas maneiras para se organizar e deixar seu dia de trabalho mais produtivo.

Determine prioridades: classificar emails de acordo com a prioridade é o primeiro passo para diminuir o caos de uma caixa de entrada cheia. A partir disso, você consegue direcionar sua atenção para os assuntos que precisam ser resolvidos “para ontem”.

Separe por pastas: a maioria dos softwares ou sites de serviço webmail possuem a opção de criar pastas e separar emails de acordo com a categoria mais funcional para o usuário.

Filtro automatizado: criar pastas é importante, mas se você não criar filtros automatizados que vão direcionar os emails para as pastas corretas, vai continuar gastando energia desnecessária selecionando os emails para as pastas de destino manualmente. Deixe a tecnologia trabalhar por você!

Esqueça os spams: sabe aqueles emails indesejados que chegam à sua caixa de entrada? Isso é spam, são emails não autorizados, mas que mesmo assim você recebe. A sigla SPAM diz: Sending and Posting Advertisement in Mass, traduzindo “Enviar e postar publicidade em massa”.

Lei também: Quais são os 6 pilares da segurança da informação?

Conclusão

Ler e responder emails consome um tempo considerável da nossa rotina de trabalho e quando priorizamos os emails que realmente importam, a produtividade pode aumentar bastante. Pesquisa realizada pela consultoria empresarial, McKinsey & Company, mostrou que ler e responder emails ocupa 28% do tempo de profissionais em sua jornada de trabalho. Levando em consideração que são oito horas diárias de trabalho, mais de duas dessas horas são destinadas, somente, para ler e responder emails. É um tempo considerável.

Portanto, utilizar as nossas dicas pode ajudar a diminuir o tempo que se gasta selecionando, lendo, respondendo e/ou descartando os emails.