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Organização e administração de documentos

O fluxo documental de uma empresa é uma preocupação. Mas nada que não tenha solução eficiente. Pelo contrário.

Com a evolução da tecnologia, surgiram métodos de arquivamento para uma gestão documental organizada e eficiente.

Neste artigo vamos falar sobre digitalização e gestão documental, métodos e classificação de arquivos e a utilização do GED como parte importante deste processo.

Organização e administração de documentos

A organização e administração de arquivos é uma rotina empresarial que visa automatizar processos de trabalho e deixá-los mais rápidos e eficientes.

Há diversas maneiras para trabalhar a gestão documental, mas vamos lhe mostrar uma forma que é simples e de fácil implementação.

Classificação de documentos

Antes de mais nada, assim que os documentos físicos forem selecionados e separados (por departamento, por exemplo), é necessário classificá-los para que esses documentos não se misturem e se desorganizem.

Os documentos podem ser classificados de acordo com os setores da empresa (jurídico, marketing, recursos humanos), espécie (ata, contrato, decreto, nota oficial), gênero (de origem física como o papel, digital, microfilme, microficha, CD/DVD), entre outros.

O importante é separá-los de maneira que sejam relevantes e não se percam as informações no processo e organização.

Métodos de arquivamento

Os métodos de arquivamento desses documentos é outra fase da organização e administração de documentos, e também, importantíssima.  

É possível arquivar os documentos de acordo a necessidade da empresa, mas se destacam os mais comuns e simples de realizar. São os métodos de arquivamento alfanumérico, alfabético, numérico, geográfico, (procedência), assuntos, cronológicos e muitos outros.

Utilizando esses métodos é possível tornar uma empresa muito organizada e pronta para a próxima fase do processo: a digitalização de documentos.

Digitalização de documentos

A digitalização é parte importantíssima para a organização e administração da massa documenta.

É a partir da digitalização de documentos que começa a utilização da tecnologia a favor da melhoria das atividades do processo de gestão documental nas corporações.

A transformação de um documento físico em digital por meio de um scanner profissional é o início de um processo de organização de documentos que pode é com certeza, a solução que muitas empresas buscam.

As vantagens da digitalização de documentos são muitas, mas podemos destacar algumas, como a redução de tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos, redução de perda de documentos, compartilhamento dos documentos entre funcionários, clientes e fornecedores da empresa e limitar o acesso aos usuários de acordo com as necessidades de trabalho.

Quando um documento é digitalizado, ele precisa ser armazenado e você pode usar o GED, pastas e o Keeva, um GED diferente. Mais à frente explicaremos a diferença entre eles.

Armazenamento de documentos

Estamos quase no final do processo de organização e administração de documentos, mas para isso falta explicar sobre a forma de armazenamento destes documentos.

Os métodos para armazenamento de documentos são, como falamos anteriormente, em GED, pastas separadas e o Keeva. Vamos a eles.

Pastas separadas

Mesmo com a ascensão do GED, o armazenamento em pastas separadas é muito utilizado no meio corporativo.

Toda a organização realizada anteriormente terá que ser mantida, pois após a digitalização, as pastas que forem criadas devem ser iguais ao modo que os documentos foram classificados e o método para armazená-los.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED – vem ganhando muito destaque ultimamente, pela facilidade que proporciona não só às empresas, como também às pessoas físicas que o utilizam no dia a dia.

No GED, o usuário tem a disposição toda a estrutura do software para utilizar, somente pagando ou não o plano que contratou e utilizando a internet. Sem utilizar o(s) servidor(es) disponíveis na empresa ou HD do dispositivo (desktop ou notebook) pessoal.

Mas as vantagens são enormes com o GED:

  • Busca fácil e ágil;
  • Conservação dos documentos;
  • Segurança;
  • Captura de documentos apurada;
  • Ordem;
  • Pesquisa correta e prática.

Keeva

O Keeva é um GED, mas um gerenciador de documentos diferente. Por que? Porque seu armazenamento é em nuvem.

Além de possuir proteção extra para backups de segurança, o Keeva também permite ao usuário acessar sua conta em qualquer lugar que possua internet.

A busca de documentos é brilhante! Utilizando a tecnologia OCR é muito mais fácil identificar os documentos armazenados no sistema.

Conclusão

Perceberam que todas essas fases precisam ser, de fato, feitas com cuidado e atenção? Caso alguma delas seja feita de qualquer forma, comprometerá todo o processo, e a organização que é o objetivo final se perderá.  

Portanto, para que seja feita uma organização e administração de documentos eficiente, é necessário realizar algumas premissas, como classificar os documentos, definir o método de arquivamento, digitalizar os documentos e armazená-los de acordo com a necessidade da empresa.

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